1. Pense antes de escrever

Quem vai ler o documento?

Os três principais grupos de pessoas que leem os documentos da Comissão Europeia são:

• o pessoal da União Europeia - colegas da Comissão Europeia ou de outras instituições;
• os peritos externos;
• o público em geral - que constitui, de longe, o grupo mais numeroso.

Na sua maioria, os documentos da Comissão Europeia estão na Internet ao alcance de todos. Tudo o que redigimos e publicamos no âmbito do nosso trabalho para a Comissão Europeia infl uencia inevitavelmente a imagem pública da União Europeia. Consulte, a este propósito, a sugestão 2, «dê prioridade ao leitor».

O que se pretende alcançar?

Qual é o objetivo do documento? O que se pretende que os leitores façam uma vez terminada a leitura do documento?

• Tomar uma decisão?
• Lidar com determinada situação?
• Resolver um problema específi co?
• Mudar a sua atitude em relação a algo?

Que aspetos devem ser abordados no documento?

• Defi na claramente a sua mensagem.
• Faça uma lista ou um diagrama (ver o exemplo) com todos os argumentos que quer expor, não necessariamente por ordem.
• Elimine os argumentos irrelevantes.
• Estabeleça relações entre os argumentos.
• Colmate eventuais lacunas de conhecimentos: tome nota dos factos que deverá verifi car e/ou dos peritos a consultar.

Esta abordagem aplica-se a praticamente todos os textos não literários: notas informativas, relatórios, cartas, manuais do utilizador, etc. Já os textos formais, por exemplo, atos jurídicos, devem seguir regras específi cas.

Em alternativa, pode optar pelo «método das 7 perguntas», uma forma estruturada de seleção da informação pertinente:

O QUÊ? A mensagem fundamental

QUEM? As partes interessadas

QUANDO? Dias, horas, calendários, prazos

ONDE? Locais

COMO? Circunstâncias, explicações

PORQUÊ? Causas e/ou objetivo

QUANTO? Valores calculados e dados mensuráveis